費用・予算ガイド ／ 📊 忘年会
20人の忘年会、総額いくら？費目別の予算シミュレーション
会場費・景品・雑費・予備費まで、20人規模の忘年会にかかるお金を費目別に試算。会費5,500円で収まる計画の立て方を具体的な数字で解説します。
忘年会の幹事を任されて最初に悩むのが「会費をいくらにするか」です。よくある失敗は、先に会費を決めてしまい、あとから景品代や雑費が足りなくなるパターン。正しい順番は逆で、先に総額を費目別に見積もり、それを人数で割ってから会費を決めることです。この記事では20人規模の忘年会を例に、実際の数字で予算を組み立てます。
費目は4つに分けて見積もる
忘年会の支出は、大きく次の4つに分ければ漏れが出にくくなります。
- 会場費（飲食代）: コース料金×人数。支出全体の8割前後を占める最大費目
- イベント費: ビンゴ景品、賞品、演出にかかるお金
- 雑費: 席札、くじ、ガムテープ、名簿印刷などの細かい消耗品
- 予備費: 当日の追加注文や見落としに備えるお金。総額の5%程度が目安
20人・会費5,500円のシミュレーション例
都市部の居酒屋で開催する場合の一例です。
- 飲み放題付きコース: 4,500円 × 20名 ＝ 90,000円
- ビンゴ景品: 1等5,000円＋2等3,000円＋3等2,000円＝10,000円、参加賞200円 × 17名 ＝ 3,400円（計13,400円）
- 雑費: 席札・ビンゴカード・買い出しの細々で 1,600円
- 予備費: 5,000円（総額の約5%）
- 総額: 110,000円 → 20名で割ると 1人あたり5,500円
コース料金を4,000円に抑えれば総額は10万円になり、会費は5,000円ちょうどに収まります。「会費をキリのいい数字にしたい」ときは、このようにコースのランクか景品の本数で調整するのが基本です。
12月ならではの注意点
12月は宴会の最繁忙期で、お店側の条件が1年でいちばん強気になります。見積もり時に次の3点を必ず確認してください。
- 週末の追加料金: 金曜・土曜は同じコースでも数百円高い設定の店があります
- 最低保証人数: 「18名以上で確定」などの条件があると、欠席が出ても人数分請求されます
- キャンセル規定: 前日50%・当日100%など。参加者への案内にも反映させましょう
人数が変わると1人あたりはどう動くか
同じ企画でも、人数によって1人あたりの負担は変わります。理由は、コース代金が人数に比例する一方で、景品・雑費は人数にあまり比例しない「固定費」だからです。上のシミュレーションの景品・雑費（15,000円）を人数別に割ると、影響がよく分かります。
- 10人開催: 固定費の負担は1人1,500円。コース4,500円と合わせ、予備費込みで会費6,300円前後が必要
- 20人開催: 固定費の負担は1人750円。会費5,500円で収まる（上の試算）
- 30人開催: 固定費の負担は1人500円。景品を豪華にしても会費を上げずに済む
つまり少人数の会ほど、景品・演出を欲張ると会費が跳ね上がります。10人前後の会なら景品は総額5,000円程度に抑えるなど、固定費のほうを人数に合わせて調整しましょう。
会社補助がある場合は最初に確認する
職場の忘年会では、会社や部署から補助（1人1,000〜2,000円など）が出る場合があります。補助の有無・金額・精算方法（領収書の宛名や提出期限）は、お店を決める前に総務や上長へ確認してください。補助を見込んで会費を決めたのに後から出ないと分かると、追加徴収という最悪の展開になります。
予備費の扱いを先に宣言しておく
予備費が余った場合の扱い（二次会の補助に回す、次回に繰り越す、返金する）を、会費の案内時に一言添えておくと、集金がスムーズになり幹事への信頼も高まります。「会費5,500円（コース・景品代込み。余剰は二次会補助に充てます）」のような案内文が一例です。
ケイカク君で「見積もりと実費」を分けて管理する
ケイカク君では「景品を買う」「お店を予約する」といった準備をタスクとして登録し、各タスクに実費と支払者を記録できます。見積もり段階の金額はタスクのメモに残しておき、支払いが済んだら実費を入力していけば、計画とのズレにすぐ気づけます。立て替えの精算が必要になったら、記録したデータごとワリカン君・ケイシャ君に引き継げます。
※記事中の金額は執筆時点の一般的な目安・試算例です。地域・店舗・時期により変動するため、実際の計画では必ず見積もりをご確認ください。