活用事例 ／ 🍻 飲み会・歓送迎会
絶対に失敗しない！飲み会・歓送迎会の段取り術
お店予約から二次会手配まで。幹事の「うっかり」をゼロにする鉄壁のタスク管理。
「来週までに歓送迎会のお店を決めて、会費も集めて、主役への花束も用意して…」——急に幹事を任されると、やることの多さに頭を抱えてしまう方も多いはずです。
お店の予約、コース選び、アレルギーや苦手食材の確認、会費の調整、プレゼントの手配、当日の挨拶依頼、そして二次会の誘導。ひとつひとつは小さな作業でも、人数が増えるほど「誰に何を頼んだか」を覚えておくのが難しくなります。
頭の中だけで管理しようとすると、ほぼ必ず「抜け漏れ」が発生し、当日になって慌てることに。せっかくの歓送迎会の主役に気まずい思いをさせてしまうのは避けたいところです。
なぜ飲み会の幹事は失敗しやすいのか
幹事が失敗する原因のほとんどは、能力不足ではなく「情報が分散していること」です。
日程調整はLINE、お店の候補は食べログのスクリーンショット、会費の連絡はグループチャット、プレゼントの相談は個別DM…というように情報がバラバラだと、見落としが起きやすく、同じ質問が何度も飛んできます。結果として幹事が返信に追われ、他の準備が遅れるという悪循環に。
重要なのは、幹事と参加者が同じ情報をリアルタイムで共有できる環境を作ること。情報が一元化されていれば「聞いた・聞いてない」のすれ違いが減り、幹事のストレスが激減します。
ケイカク君で段取りを一元化する
ケイカク君に「新年会」「歓送迎会」などイベント名を入れるだけで、AIが必要なタスクを自動で提案します。
「準備」「当日」「持ち物」の3カテゴリに整理されるので、何をいつやればよいかが直感的にわかります。各タスクには担当者を割り当てられ、完了したらタップするだけ。URLをLINEグループに貼れば、メンバー全員がスマホから進捗を確認・更新できます。
- 準備: 日程調整（チョウセイ君URL共有）、お店の候補選び・予約、コース・アレルギー・苦手食材の確認
- 準備: 花束・色紙・プレゼント購入、会費目安の事前連絡、支払い方法（現金/キャッシュレス）の確認
- 準備: 遅刻・欠席時の連絡ルート周知、当日の集合場所と最寄駅案内、座席図の作成
- 当日: 乾杯・締めの挨拶の担当者依頼、席次の段取り、写真撮影係の手配
- 当日: 会費集金（ワリカン君で精算）、二次会の誘導・案内、終電時刻の共有
当日のタイムラインを見える化する
タイムライン機能を使えば「19:00 集合 → 19:15 オーダー確認 → 19:30 乾杯 → 20:15 歓談・写真撮影 → 21:00 プレゼント贈呈 → 21:30 締めの挨拶 → 22:00 二次会へ移動」という流れが一目瞭然に。
進行表があると、幹事自身も落ち着いて動けますし、挨拶を頼んだ相手に「あと10分でお願いします」と声かけしやすくなります。予定外の延長や、逆に時間が余ってしまったときのリカバリーも、全体像が見えていれば冷静に対応できます。
よくある落とし穴と防ぎ方
- 会費を集め忘れる: 受付担当を決めて、到着順にチェックする運用にする。事前に QR コード決済の口座を伝えておくとさらに楽
- アレルギー対応の漏れ: 事前アンケートを必須にして、お店に伝える担当を明確化
- 主役・上司が遅刻: 開始時刻と店名を別途リマインド。連絡係をひとり置く
- 二次会の店が埋まってる: 事前に候補を2店舗押さえ、人数に応じて使い分ける
- 挨拶をお願いするのを忘れる: 当日の朝にリマインドを送る習慣をつけると確実
これらは全てケイカク君のタスクに登録しておけば、「誰が・いつまでに・何をやる」が曖昧にならず、当日のトラブルを未然に防げます。
精算と次回へのフォロー
会の終了後は、会費の精算とお店・参加者への感謝連絡を忘れずに。
立て替えが発生した場合はワリカン君（均等割り）やケイシャ君（傾斜付き割り勘）と連携して、その場で精算まで完結できます。
次回の幹事に引き継ぐ際も、ケイカク君のタスクがそのまま「テンプレート」として残るので、二回目以降の段取りはぐっと楽になります。ケイカク君を一度使えば、飲み会の幹事は「面倒」から「頼られる機会」に変わります。